Как правильно составить план работы на месяц образец: Как составить план на месяц

Ежедневное и еженедельное планирование для сотрудников

Планы на год составляй весной, планы на день — утром

Китайская пословица

кому: собственникам, топ-менеджерам, руководителям

Когда у вас нет плана, то ваши действия носят характер хаотичных

Запас эффективности вашей компании, или «Секрет Полишинеля»

Каждый из нас, руководителей, задумывается: насколько можно увеличить производительность труда? Данные, полученные опытным путем в моей компании, показали, что после внедрения ежедневного планирования и отчётности эффективность труда коллектива увеличилась ~ на 40%.

Не секрет, что в среднестатистической российской компании сотрудники тратят на работу в лучшем случае 3-4 часа в день из 8-ми. Однако все делают вид, что так и должно быть. Руководитель довольствуется постановками в виде бурной активности, как только он заглядывает в чей-то кабинет.

А подчинённые… А что подчинённые? Их такое положение дел более чем устраивает: в рабочее время можно решить кучу личных задач, оформить заказы в интернет-магазинах, пообщаться по телефону и в социальных сетях с друзьями и родными. Недаром говорят, что 80% людей работают настолько эффективно, насколько грамотно ими руководят.

Вывод банален и одновременно ужасен своей простотой: для того чтобы увеличить эффективность работы компании на 40%, достаточно сделать так, чтобы сотрудники работали хотя бы 6,5 — 7 часов в день (да, восемь — это уже высший пилотаж!).

Оглавление статьи

• Ежедневный план и отчёт — непрерывный тест на профессиональную пригодность для сотрудников
• Преимущества ежедневного плана для компании
• Преимущества ежедневного плана для сотрудника
• Повестка дня
• Личная эффективность руководителя
• Технология реализации и внедрения ежедневных планов
• Рекомендации по организации ежедневного планирования: готовый регламент для внедрения
• Организация процесса обработки входящего потока задач со стороны сотрудника
• Бонус: пример таблицы с приоритетами для сотрудников
• Ежедневный план работ
• Пример ежедневного плана (скриншот из Битрикс24)
• Переход к еженедельному планированию
• Основные преимущества еженедельного планирования:
• Еженедельный план работ
• Автоматизация ежедневных и еженедельных планов
• Ответы на часто задаваемые вопросы по ежедневным планам
• Как ставить задачи, если сотрудник-исполнитель не является непосредственным подчинённым руководителя?
• Получается, что эта система вводит  “тотальный контроль” за работой подчиненного? Это должен делать его руководитель. А этого руководителя должен контролировать его руководитель?
• Некоторые руководители сами не хотят ежедневно контролировать т.к. это отнимает время и внимание

Ежедневный план и отчёт — непрерывный тест на профессиональную пригодность для сотрудников

Но как понять: кто из сотрудников чатится в соцсетях, а кто непрерывно выдаёт результат? Постоянно стоять за спиной? Невозможно! Здесь на помощь приходят обязательные для каждого сотрудника ежедневные планы и отчёты о проделанной работе.

Если совсем кратко смысл ежедневных планов и отчётов заключается в следующем: сотрудник составляет план работ на каждый день исходя из 8-ми часового дня и отчитывается в конце рабочего дня по каждой выполненной задаче (затраченное время, результат и т.д.).

Любая хорошая технология имеет преимущества для обоих сторон. Поговорим об этом.

Чтобы сотрудники зарабатывали больше и были более эффективны, им нужна как мотивация, так и принуждение

Перейти к оглавлению

Преимущества ежедневного плана для компании

• 
  Задачи решаются сотрудниками согласно принятым приоритетам (с учётом бизнес-требований компании), а не по принципу “хочется”, “проще” и “интереснее”.
• 
  Вероятность “простоя” сотрудника стремится к нулю. Всегда имеются задачи в запасе. Если “простой” и возникнет, то он виден заранее.
• 
  Посмотрев в планы, можно сразу убрать “высосанные из пальца” задачи и заменить их полезными, злободневными и актуальными.
• 
  Когда человек планирует дела исходя из 8 рабочих часов и знает, что за это время будет спрос, заметно уменьшается вероятность “пустой растраты времени”.

Перейти к оглавлению

Преимущества ежедневного плана для сотрудника

Перейти к оглавлению

Повестка дня

В дальнейшем речь пойдёт только о принципах ежедневного и еженедельного планирования и требованиях к планам. Отдельные статьи посвящены:

• 
  Технология разбора руководителем ежедневных и еженедельных планов подчинённых — статья в разработке.
• 
  Требования к рабочим отчётам, методика их создания — статья в разработке.
• 
  Технология разбора руководителем ежедневных и еженедельных отчётов подчинённых. См. статью “Как оценить эффективность работы сотрудников по итогам рабочего дня с помощью ежедневных отчётов: метод «анализа и комментариев»”.

Перейти к оглавлению

Личная эффективность руководителя

Я также использую в своей работе технологию ежедневного планирования и отчётов. Отчитываюсь перед самим собой — берите на вооружение, если вам отчитываться не перед кем. Благодаря этому моя личная эффективность выросла в 2 раза (шутка ли!). В том числе и за счёт выполнения более приоритетных задач, ибо раньше я брался за те, что первыми приходили в голову.

И очень полезный инсайт. Когда начинаешь планировать, гораздо легче ещё на этапе плана подумать: твоя ли это задача, не лучше ли её делегировать? Когда к задаче уже приступил,  и на середине ее реализации понял: хорошо бы делегировать, — “отпустить” её от себя уже гораздо сложнее.

Перейти к оглавлению

Технология реализации и внедрения ежедневных планов

Обращаю ваше внимание, что необходимо контролировать выполнение плана, сроки реализованных задач и качество результатов.

Немало руководителей “обломали свои зубы” при попытке внедрить ежедневные планы и отчёты, и вот почему:

• 
  Внедрение встретит яростное сопротивление офисных сотрудников. Смиритесь, это естественно, но к этому нужно готовиться. В этом поможет книга «Системное управление на практике: 50 историй из опыта руководителей для развития управленческих навыков». В ней собраны не только варианты преодоления сопротивления, но и как пошагово внедрить на практике ежедневные планы и другие технологии системного управления.
• 
  Внедрение ежедневных планов и отчётов, а также дальнейшая работа по поддержанию технологии в работе требует инвестиций времени, денег, управленческих усилий и воли руководителя. И главное, — молниеносной реакции на любое нарушение со стороны сотрудников.
• 
  Внедрение дополнительно принесет тотальную прозрачность планов и отчётов. Руководитель любого вышестоящего уровня должен иметь возможность посмотреть отчёт любого нижестоящего руководителя и его подчинённых. За планы своих подчинённых отвечает непосредственный руководитель. Почему это не понравится сотрудникам? Далеко не каждый руководитель среднего звена заинтересован в наличии “всевидящего ока” у топ-менеджмента.

Перейти к оглавлению

Рекомендации по организации ежедневного планирования: готовый регламент для внедрения

Систематизация позволяет перейти от хаотических действий к организованной и масштабируемой технологии

Перейти к оглавлению

Организация процесса обработки входящего потока задач со стороны сотрудника

• 
  Как только появляется задача, она заносится в план работ на текущий или последующие дни (вне зависимости от того, в какой форме она была поставлена) с ориентировочной датой планируемого выполнения.
• 
  Если задача относится к категории дел “несрочные и неважные”, она заносится в так называемый STACK (хранилище) задач. Сотрудник обращается к STACK’у при очередном планировании на неделю, или когда у него возникает простой в работе.

• 
  Поставленная задача, занимающая более 3 часов (кроме участия в мероприятиях и встречах), разбивается на более мелкие, которым в качестве базовой присваивается первоначальная.

• 
  Для каждой задачи из стандартного перечня выбирается и выставляется приоритет

Перейти к оглавлению

Бонус: пример таблицы с приоритетами для сотрудников

Чтобы получить пример таблицы приоритетов, благодаря которой сотрудники справляются с самостоятельным планированием, выполните 2 простых действия:

1) Напишите развёрнутый комментарий к статье (форма для комментариев расположена  в самом низу статьи, см. скриншот https://disk.yandex.ru/i/i0xklaGVfl3zFg). Поделитесь своим опытом внедрения планирования для подчинённых (не обязательно успешным). Что получилось, что не сработало и по какой причине.

2) Отправьте запрос на получение примера «таблицы приоритетов» через мои личные аккаунты в социальных сетях (через личное сообщение) + приложите ссылку на данную статью (так я пойму о каком бонусе речь):

Требования к формату занесению задач в план

• 
  Каждый сотрудник добавляет в план ориентировочный список своих задач (краткое описание задачи + планируемое время на выполнение). В план включаются следующие задачи:
• 
  Планируемые в рамках проектов;
• 
  Полученные ранее в виде индивидуальных заданий (устно, по почте, скайп и т.д.). Если задача стоит во внешней системе постановки задач, то необходимо добавить ссылку url на эту задачу; при получении задачи (устно, по почте, скайп), ее необходимо занести в свой план работ самостоятельно. При этом действуют все требования по формату занесения задач.
• 
  Планируемые сотрудником к реализации по собственной инициативе.

• 
  У каждой задачи необходимо указать:
• Название задачи. Должно отражать, какие действия и с каким объектом необходимо выполнить. Желательно для этого использовать для существительных именительный падеж и повелительное наклонение глагола. Это очень сильно облегчает последующий поиск среди всех задач. Пример: Разработать регламент: планирование (“разработать” — повелительное наклонение; “регламент: планирование” — именительный падеж).
• Планируемое время на выполнение. Пример: Сделать коммерческое предложение: 2 часа 30 минут
• Дедлайн (крайний срок, к которому задача должна быть выполнена). Если вы не можете определить дедлайн задачи, — обратитесь к своему непосредственному руководителю.
• Краткий план по выполнению данной задачи. Добавить ссылки на алгоритмы, по которым вы планируете действовать и/или краткий план действий. Отсутствие краткого плана в теле задачи порождает кучу вопросов при обсуждении плана работ и риск, что задача будет сделана неэффективным/неоптимальным способом или сделана не на 100% и/или потребует переделки.
• Приоритет. Исполнитель определяет его самостоятельно по отдельно формализованным правилам. Если определить не может, — необходимо обратиться к непосредственному руководителю.

• 
  Если сотрудник видит “недостаточность” своего ресурса для поставленной задачи, он обязан незамедлительно об этом сообщить постановщику задачи и своему непосредственному руководителю.

Перейти к оглавлению

Ежедневный план работ

• 
  План необходимо создавать на основе еженедельного плана и поступающих оперативных задач (до внедрения еженедельного планирования: на основе известных на этот день задач).
• 
  План на следующий день составляется до конца текущего рабочего дня.
• 
  Плановое время на ежедневные задачи рассчитывается:
• 
  для офисных сотрудников исходя из 8 часов минус обычное время для решения оперативных и форс-мажорных задач (для руководителей проекта: 7 часов — плановые; 1 час — на решение поступающих задач). Планируемое на задачи время может варьироваться в зависимости от дня недели и других условий.
• 
  для внештатных специалистов — ежедневный лимит времени, оговоренный при обсуждении условий сотрудничества.

• 
  План на новый день размещается сверху над планом за предыдущий день (если для планов используются текстовые документы).
• 
  Если в день уходит более 4 часов на внеплановые (по отношению к планам проектов) задачи, или становится видно, что при текущей загрузке НЕ могут быть выполнены планы проектов, об этом сразу ставится в известность руководство (не позднее следующего дня).

Перейти к оглавлению

Пример ежедневного плана (скриншот из Битрикс24)

В примере показан план, который сотрудник создаёт в системе Битрикс24. На скриншоте представлены только первые шесть задач, остальные — не поместились на экран. Выделенные столбцы: 1 — название задачи; 2 — крайний срок выполнения; 3 — планируемое время выполнения.

В идеале использовать одну систему для планирования, сквозного учёта времени по задачам и формирования отчётности

Перейти к оглавлению

Переход к еженедельному планированию

После освоения ежедневных планов сотрудники переводятся на еженедельное планирование. При этом ежедневное планирование сохраняется, но значительно упрощается, т. к. в еженедельном плане задачи разделены по дням. Если вы не занимаетесь ежедневным планированием с подчинёнными, возможно, они планируют свою неделю как на картинке ниже.

Горе и убытки грозят компании, если сотрудники планируют свою неделю, как на этой картинке

Перейти к оглавлению

Основные преимущества еженедельного планирования:

• 
  больший горизонт планирования по сравнению с одним днём
• 
  экономия времени сотрудника и значительная экономия времени руководителя

Перейти к оглавлению

Еженедельный план работ

• 
  Как составлять план?
• 
  Пройтись по всем ежемесячным планам проектов, взять из них список задач с дедлайном до конца недели + 5 дней.
• 
  Открыть свой ежемесячный план работ и выписать часть работ оттуда.
• 
  Занести в еженедльный план оперативные задачи (заранее известные или поставленные руководителем).

• 
  План на новую неделю необходимо составить в последний рабочий день предыдущей недели (как правило, пятница).
• 
  Задачи необходимо запланировать на всю рабочую неделю с учётом запаса времени для вводных (определяется для каждой должности индивидуально).

• 
  Составленный план на неделю необходимо уточнить (на основе информации, полученной за выходные и с утра в первый рабочий день) в первый рабочий день недели, до 12:00 (как правило, понедельник)
• 
  Для специалистов, имеющих небольшой уровень “непредвиденной” работы (работы по обслуживанию сайтов, руководство проектом продвижения) неделя должна быть распланирована без учёта непредвиденных работ.
• 
  ведь на то задачи и “непредвиденные” — могут быть, а могут и НЕ быть.
• 
  если план не выполнен в связи с тем, что выполнялись поступившие “вновь” задачи, то часть задач из плана может быть перенесена на следующую неделю.

Перейти к оглавлению

Автоматизация ежедневных и еженедельных планов

Самый популярный вопрос: “В каком виде подчинённые должны делать планы?” В идеале делать планы нужно в виде задач в системе, где в дальнейшем по ним  будет вестись учёт времени выполнения и формироваться отчёты. На мой взгляд, на сегодняшний день для этого больше всего подходит система «Битрикс24».

Что делать, если в вашей компании другая система для постановки задач? Подумайте как организоваться планирование с её помощью на основе сформулированных мной требований к планам. И даже если системы постановки и учёта задач у вас нет вовсе, не беда. В моей компании длительное время планы на день и на неделю делались в отдельных текстовых файлах в формате GoogleDocs (очень удобно редактировать и обсуждать). И только спустя некоторое время мы перешли полностью на работу в Битрикс24.

Перейти к оглавлению

Ответы на часто задаваемые вопросы по ежедневным планам

Перейти к оглавлению

Как ставить задачи, если сотрудник-исполнитель не является непосредственным подчинённым руководителя?

Либо получить полномочия ставить такие задачи в рамках проектного подчинения, либо согласовать добавление задачи с непосредственным руководителем исполнителя.

Важно помнить: время не резиновое. Когда поступает новая задача, она “выталкивает” из плана другую задачу. Приоритеты в расстановке задач — это вопрос компетенции непосредственного руководителя.

Перейти к оглавлению

Получается, что эта система вводит  “тотальный контроль” за работой подчиненного? Это должен делать его руководитель. А этого руководителя должен контролировать его руководитель?

Руководитель контролирует составление планов своих непосредственных подчинённых (пример: руководитель отдела разбирает планы сотрудников отдела), но не обязательно каждый день. Для лояльных сотрудников (через 1 год после старта внедрения регулярного менеджмента других в вашей компании не останется) частота проверки может быть 1 раз в 3 дня, 1 раз в неделю.

Если для кого-то из сотрудников нужен постоянный “тотальный контроль”, задайте себе вопрос: “А нужен ли вам такой сотрудник?”

Очень многое зависит от должности и опыта конкретного сотрудника. А также от типа планирования, который используется в дополнение к ежедневным и еженедельным планам: планирование на месяц по проектам, стратегические планы по проектам. Если для кого-то из сотрудников нужен постоянный “тотальный контроль”, задайте себе вопрос: “А нужен ли вам такой сотрудник?”

Перейти к оглавлению

Некоторые руководители сами не хотят ежедневно контролировать т.к. это отнимает время и внимание

Планирование работы для своих подчинённых и контроль её выполнения — прямые обязанности руководителя. Для того чтобы освоить эту функцию, рекомендую заниматься “прокачиванием” своих управленческих компетенций. Рекомендую свой онлайн-курс, в котором собраны все необходимые техники для внедрения ежедневных планов и отчётов — «Рабочие отчёты и планы: Как повысить производительность труда сотрудников в 2 раза и избавиться от ручного контроля» (все практические уроки по работе с задачами показаны на примере работы с сервисом Битрикс24).   

Важно оценить, есть ли в вашей компании “перекос” для руководителей в работе на “производство результата”. В первую очередь, руководитель должен выделять время на управление подчинёнными, производство же результатов — во вторую очередь и по остаточному принципу времени. Если вы выделяете достаточное время руководителю на управление, и при этом он всё равно стремится производить результаты своими руками, в то время как его подчинённые прохлаждаются, — это хороший специалист, но плохой руководитель.

Перейти к оглавлению

на год, на месяц, на неделю, на день – ДеньгоДел.com

«Человек, который осмелился потратить час времени впустую, еще не осознал ценность жизни» — слова Чарльза Дарвина. Сегодня с ним невозможно не согласиться, ведь каждая минута на счету. Умение управлять своим временем – это не просто важная вещь. Это нужно людям, которые хотят успевать всё – и эффективно работать, и отдыхать, и уделять внимание своему саморазвитию.

Вопрос времени и планирования для многих сейчас является острой проблемой: каждый день мы должны выполнять множество задач, которые перетекают одна в другую. Довольно сложно понять, которая из них является более приоритетной, а какая может подождать; которой нужно посвятить много времени, а с какой вы справитесь очень быстро. Если научитесь всем этим управлять, то сможете жить так, как вы хотите – в плане карьеры и личной жизни.

Книг о планировании и тайм-менеджменте много. И, если быть до конца честными, большинство из них бесполезны, так как не дают практических советов. Недавно мы наткнулись на книгу Эрика Бертрана Ларссена «На пределе». Эта книга замечательна тем, что действительно дает понимание того, как использовать свои возможности на максимум. Планированию своего времени в этой книге посвящено несколько разделов. Мы выделили лишь несколько основных принципов.

Почему планирование так важно

Управлять временем – значит, научиться правильно распределять свои задачи. Если хотите стать успешным в том деле, которым вы занимаетесь – вы должны планировать. Вы можете просто хорошо делать свою работу, выкладываться на полную и демонстрировать отличные результаты своего труда. Но если вы хотите прогрессировать, быть лучше с каждым днем – нужно серьезно относиться к планированию.

Правильно спланировав свои действия и поставив перед собой ясные цели, вы почувствуете внутреннее спокойствие, так как будете знать: вы верно расставили приоритеты и готовы к продуктивной работе. Каждый вычеркнутый пункт из списка дел будет приносить удовлетворение, а уровень стресса стремительно пойдет на спад.
Планировать свои задачи и цели нужно на год, на месяц, на неделю и на день.

Планирование на год

Каждый декабрь составляйте свой план на будущий год. Раньше это делать бессмысленно, а если будете составлять годичный план в январе, то потеряете время, так как год уже начнется. Планирование на год – это фиксация наиболее значимых целей и событий на этот период времени. Запишите в свой план те виды деятельности, которыми вы уже занимаетесь и только собираетесь заняться. Обозначьте важные для вас даты, и не только в карьере и работе, но и личной жизни.

Зафиксируйте также все большие события, которые будут играть для вас важную роль – путешествие по Европе, 5-летие вашего ребенка, запуск нового проекта. Обозначьте даты начала и окончания всех подобных событий. Свои мечты и ценности тоже внесите в годичный план. Вовсе не значит, что после составления планов на год, вы не должны их менять, когда год уже начнется. Как минимум один раз в месяц нужно просматривать список, который вы составили, чтобы дополнять его или корректировать. А может просто напоминать себе о чем-то, что могло быть упущено из виду.

Планы на месяц

Их нужно писать в один из последних дней предыдущего месяца. Обычно это занимает не более 2 часов. Используйте тот же подход, что и в годичном планировании, однако, планы на месяц должны быть уже более четкими.

О тех ваших планах, которые каким-либо образом касаются других людей, нужно сообщать им примерно за неделю до события. Чтобы ничего и никого не забыть, используйте календарь – верного помощника в любом планировании.

При составлении ежемесячного плана нужно учитывать время для планирования на следующий месяц. Кажется, что это совсем не долго и вы в любом случае найдете время, но это только кажется. Вас поглотят другие задачи и планирование будет откладываться, так как время на него не было изначально заложено в план.

планировании на месяц обозначьте свои основные задачи, распределите, чем будете заниматься на выходных. Возможно, одни выходные вы хотите посвятить творческой работе над своим проектом, в другие – поехать с семьей за город. Распланируйте, на какой неделе месяца чем хотите заниматься. Очень эффективный прием – каждую неделю концентрироваться на разных сферах своей жизни. Например, первая неделя – семья, вторая – работа, третья – спорт, четвертая – творчество. Нужно именно концентрироваться на какой-то одной сфере, а не исключать все остальные полностью. Не нужно на неделе, посвященной спорту, забывать, что у вас есть семья и дети. Всё хорошо в меру.

Не держите свои планы только в голове. Даже если у вас отличная память, записывайте все планы в календарь. Вероятность решения задач, зафиксированных в календаре, намного выше по сравнению с незафиксированными – и это факт.

Планы на неделю

Составляются в воскресенье вечером. Если вам комфортнее планировать утром, то делайте это в понедельник перед началом рабочего дня.

То, что записано в вашем еженедельнике, должно приближать вас к глобальным целям – тем, которые вы описали в годичном плане. Поэтому смело вычеркивайте из недельного плана все то, что не принесет вам никакой пользы. Особенно важно записывать в недельный план то, что вы никак не решаетесь сделать или ленитесь. Хотите три раза в неделю бегать по утрам? Запишите в план конкретные дни и время, когда вы будете это делать. Боитесь серьезного разговора с коллегой, провести который всё же придется? Обозначьте дату, когда вы наконец это сделаете. Вносите в свой недельный план любые задачи, которые отнимут у вас время (даже небольшое) и затратят ваши внутренние ресурсы.

Планирование на день

Планировать свой день лучше всего вечером предыдущего дня. Засыпать зная, что у вас всё под контролем, намного приятнее.

Планирование на день – самое сложное из всех четырех типов планирования. Здесь нет места каким-то абстрактным или не до конца определенным задачам. Поэтому большинство людей терпят поражение в планировании на день.

Список ваших дел на день должен всегда быть у вас под рукой. Неважно, будете ли вы писать их ручкой в блокнот или записывать в приложение на смартфоне, главное, чтобы вы могли заглянуть туда в любой момент.

Задачи в списке располагайте в порядке приоритетности и делайте сначала то, что нужно в первую очередь. Этот простейший, но гениальный подход к планированию использовал писатель Джек Кенфилд. Еще он советует разделять задачи на рабочие и личные. Все контакты с людьми, которые вам предстоят в течение дня, тоже следует группировать. Можно это делать по разным критериям – по срочности, по приоритетности, по сложности, по продолжительности.

Эффективный прием – выделять пять самых важных и сложных задач, которые вы должны сделать в течение дня. Помещайте их в начало списка и выполняйте в первую очередь. Откладывание сложных дел на конец дня будет заставлять вас погружаться в состояние стресса. Поэтому, чем быстрее вы их выполните, тем скорее вы выдохните и проведете остаток дня более легко.

Старайтесь не делать несколько дел сразу. Фокусируйтесь только на чем-то одном. Многозадачность – это подход тех, кто хочет сделать много, но не заботится о качестве выполненного. Только выполняя одно дело за раз, вы сможете быть эффективны.

После выполнения каждой задачи из вашего списка, она должна быть вычеркнута. Если в конце дня все пункты из списка оказались вычеркнутыми, значит, вы провели день наиболее продуктивно.

Еще больше о тайм-менеджменте, планировании, росте продуктивности и улучшении своих возможностей читайте в книге Эрика Бертрана Ларссена «На пределе».

(рекомендуется) 12 лучших шаблонов планирования работы на 2022 г. От обработки электронной почты и посещения совещаний до соблюдения сроков — всегда есть что-то, требующее вашего внимания. Вот почему полезно иметь в своем арсенале несколько шаблонов планирования работы.

Шаблоны ежедневных, еженедельных и ежемесячных планировщиков помогут вам планировать свое время и следить за выполнением задачи. Если вы чувствуете себя подавленным или увязшим в своей рабочей нагрузке, эти шаблоны могут дать вам передышку, необходимую для переоценки ваших приоритетов и создания плана действий.

Согласно исследованию, проведенному Глорией Марк из Калифорнийского университета, «сотрудникам требуется примерно 23 минуты, чтобы снова сосредоточиться на задаче после того, как они отвлеклись».

«Сотрудникам требуется примерно 23 минуты, чтобы снова сосредоточиться на задаче после того, как они отвлеклись». Нажмите, чтобы твитнуть

Вот почему мы собрали 12 профессиональных рабочих шаблонов, которые помогут всем вам, трудолюбивым профессионалам, более эффективно планировать свои дни, недели и месяцы. От списков дел до диаграмм отслеживания целей — мы обеспечим вас.

А теперь давайте рассмотрим 12 лучших шаблонов планирования работы на 2022 год!

Что такое шаблон планирования работы?

Шаблон планирования работы — это документ, в котором указаны шаги и временные рамки, необходимые для выполнения задачи или проекта. Обычно он включает место для имени задачи или проекта, краткое описание и столбцы для отслеживания дат начала и окончания, назначенного персонала и состояния завершения. Он может использоваться отдельными лицами или группами и может быть адаптирован к конкретным потребностям.

Шаблоны планов работы можно создавать в Excel, Google Sheets или других приложениях для работы с электронными таблицами. Однако создание первой версии этих шаблонов часто может быть трудоемкой и утомительной задачей. Часто бывает проще адаптировать существующий шаблон из инструмента управления проектами, такого как monday.com , который содержит библиотеку шаблонов, содержащую более 200 шаблонов.

👉 Ознакомьтесь с бесплатными шаблонами планирования работы на monday.com

Зачем использовать шаблон планирования работы?

Шаблон планирования работы — это способ организации и отслеживания задач, которые необходимо выполнить для достижения цели. Это может помочь вам оставаться сосредоточенным и избегать прокрастинации. Шаблон планирования работы может гарантировать, что все важные задачи будут выполнены вовремя. План работы также поможет вам оставаться сосредоточенным и не отвлекаться, особенно если вы работаете удаленно.

Содержимое страницы (щелкните, чтобы перейти)

Шаблоны планирования ежедневной работы

Шаблон планирования ежедневной работы — это инструмент, используемый для составления карты и планирования повседневных задач. Это поможет вам оставаться организованным и на ходу в течение дня. Это может помочь гарантировать, что все задачи учтены, а важные сроки не забыты. Большинство шаблонов включают раздел ежедневных целей, а также список дел, которые необходимо выполнить.

1) Ежедневный подведение итогов

Ежедневный подведение итогов — это отличный способ для сотрудников и менеджеров подвести итоги своей работы в простом для понимания формате. Вы получаете основные моменты того, что происходит с вашими проектами, а также узнаете о любых препятствиях или планах, которые могут замедлять их!

За что мы любим этот шаблон ежедневной работы: Ежедневный поток сводок позволяет настраивать отчеты и включать такую ​​информацию, как обновления прогресса и любые бизнес-планы для совместной работы с другими командами или менеджерами, отвечающими за конкретные проекты. Это дает обеим сторонам представление о том, как идут их распределенные задачи, и способствует прозрачности.

Совет: Сократите количество личных совещаний, получая больше полезной информации от своих сотрудников и их прогрессе благодаря ежедневному подведению итогов.

Где начать: Daily RECAP FLOW

2) Ежедневный трекер задачи

Трекер Daily Task — идеальный способ начать свой день на правой ноге. Этот шаблон поможет вам отслеживать ваши ежедневные обязанности и улучшить управление временем, чтобы вы могли достичь своих целей.

Почему нам нравится этот шаблон ежедневной работы: Благодаря этому удобному шаблону планирования работы вы сможете работать более эффективно и продуктивно, вычеркивая пункты из своего списка, лучше управлять сроками, расставлять приоритеты для важных задач и достичь большего за меньшее время!

Совет:  Вы можете добавлять, классифицировать и располагать свои обязанности и задачи в порядке важности.

С чего начать: Ежедневный трекер задач

3) Планировщик продуктивности

Планировщик продуктивности разработан, чтобы помочь вам сосредоточиться на главных приоритетах на день. Он включает в себя ежедневный «Список дел», а также разделы для напоминаний, сроков и последующих действий.

За что мы любим этот шаблон ежедневной работы: Вы можете распечатать шаблоны планировщика на каждый день недели, чтобы он всегда был с вами, когда вам это нужно. Кроме того, в планировщике есть полезные советы, которые научат вас, как быть более продуктивным и организованным в своей рабочей жизни.

Совет: Мгновенно загрузите цифровой файл, распечатайте его и приступайте к планированию.

С чего начать: Планировщик производительности

Шаблоны планирования работы на неделю

неделя. Его могут использовать отдельные лица, группы или организации для отслеживания прогресса и обеспечения выполнения всей необходимой работы.

4) Еженедельный план действий

Еженедельный план действий — это динамическая панель управления, которая упрощает отслеживание всех ваших задач. В шаблоне используется метод перетаскивания. Просто выберите предпочтительный стиль заметок из прилагаемой библиотеки, скопируйте и вставьте в Еженедельный планировщик, измените размер по мере необходимости и введите свою деятельность или задачу.

Почему нам нравится этот шаблон еженедельной работы: С помощью этого планировщика вы сможете добиться большего! У вас будет план, который будет разработан специально для вас и ваших целей. Кроме того, с помощью этого простого в использовании интерфейса вы сможете начать работу сразу же без каких-либо хлопот.

Совет: Строки и наклейки можно легко добавлять, что делает его идеальным для тех, кто плохо знаком с шаблонами Excel.

Где начать работу: Еженедельный планировщик деятельности

5) Еженедельный список дел

. В Еженедельном Списка. . Вы можете быстро перемещать элементы, устанавливать сроки выполнения и отслеживать, сколько времени потребуется для их выполнения. Это поможет вам отслеживать важные дела и еженедельные задачи.

Почему нам нравится этот шаблон еженедельной работы: Шаблон списка дел на неделю позволяет легко оставаться организованным и контролировать свою работу. Вы будете проинформированы о дедлайнах, так что вам больше не придется беспокоиться о том, что вы что-то пропустили. Кроме того, задачи могут быть легко расставлены по приоритетам в зависимости от их важности или срочности. С помощью шаблона списка дел на неделю вы сможете сделать больше за меньшее время!

Совет: Всего несколькими щелчками мыши вы можете экспортировать шаблон в Excel, а также импортировать файл Excel и преобразовать его в доску monday. com за считанные минуты.

Где начать работу: Еженедельный список дел

6) Еженедельная повестка дня

Еженедельная плана-это планировщик, который разрывает вашу рабочую неделю на легкую и простой. поток. Вы можете планировать все, что необходимо сделать, расставлять приоритеты, сегментировать задачи, отслеживать прогресс, перемещать приоритеты и вычеркивать их. Наличие такого планировщика поможет вам оставаться на вершине своей работы и предотвратить выгорание.

За что мы любим этот шаблон еженедельной работы: С еженедельной повесткой дня вы, наконец, можете получить четкое представление о том, что нужно делать каждую неделю. Это повысит вашу продуктивность, и вы будете чувствовать себя менее подавленным.

Совет: Выберите и организуйте персонал проекта. Отметьте их, чтобы они могли сообщать о своих приоритетах или предоставлять отзывы, обновления или необходимую информацию.

С чего начать: Программа на неделю

Шаблоны планирования работы на месяц

В шаблоне планирования работы на месяц указаны конкретные задачи, которые необходимо выполнять каждый месяц для достижения конкретных целей. Большинство шаблонов включают раздел для ежемесячных целей, а также раздел для еженедельных заданий, соответствующих ежемесячным целям. Шаблон плана работы на месяц содержит место для перечисления ваших целей, задач и задач на месяц, а также календарь, который поможет вам следить за сроками, этапами и любым новым проектом.

7) Редактируемый ежемесячный планировщик

Редактируемый ежемесячный планировщик содержит шаблон для каждого месяца, а также общий шаблон, который можно использовать взаимозаменяемо. Расставляйте приоритеты в списке дел, сосредотачивайтесь на сроках, получайте полезные напоминания, организуйте общение и делайте заметки в свободном пространстве.

Почему нам нравится этот шаблон ежемесячной работы: Редактируемый ежемесячный планировщик позволяет упорядочивать список дел, добавлять напоминания, заметки и многое другое в последующие разделы.

Совет:  Используйте тот факт, что, получив файл, вы можете распечатать столько копий, сколько захотите!

С чего начать? Шаблон рабочего плана — это решение для вас. Это онлайн-инструмент, который поможет вам создать план, а затем разбить его на практические шаги. Затем вы можете назначать членов команды для каждого шага и отслеживать цели проекта и ход работы на каждом этапе.

Почему нам нравится этот шаблон ежемесячной работы: Вы сможете работать над наиболее важными задачами в первую очередь и не отвлекаться на отвлекающие факторы. Кроме того, с помощью функции отслеживания времени в этом шаблоне рабочего плана вы будете точно знать, сколько времени заняла каждая задача, чтобы оптимизировать рабочий процесс в будущем.

Совет: Начните с выбора одного из более чем 200 готовых макетов или добавления и перестановки до 30 различных типов столбцов, чтобы создать идеальный процесс.

Где начать работу: Рабочий план

9) Шаблон побед

, если вы когда-нибудь получите Frustrated Your Contound To-Do List, то список Wins Поток вас покрыл! Это шаблон управления задачами, который побуждает вас сосредоточиться на своих достижениях, а не на всех незавершенных вещах. В результате вы избавитесь от прокрастинации и в целом почувствуете себя более продуктивным.

Почему мы любим этот шаблон ежемесячной работы: Вы заслуживаете того, чтобы отмечать каждое достижение, каким бы незначительным оно ни казалось. Вы можете использовать Wins List Flow, чтобы записывать все, что вы делаете, а также подтверждать выполнение каждой задачи. Кроме того, хранение всей этой информации в одном месте упрощает повторное посещение и анализ ваших достижений и побед с течением времени.

Совет: Сделайте шаблон своим, настроив его в соответствии с вашими собственными требованиями, требованиями группы, отдела или даже компании.

С чего начать: Шаблон списка побед

Шаблоны структуры разбивки работ

WBS состоит из иерархического списка целей и начального проекта, на более мелкие и управляемые задачи, необходимые для достижения этой цели. Затем каждой задаче назначается уровень детализации, от высокоуровневых «фрагментов» до отдельных шагов. Затем эту информацию можно использовать для создания расписания и бюджета проекта, что упрощает выявление зависимостей и распределение ресурсов.

10) Project WBS

Project WBS — отличный способ начать планирование своей работы, независимо от того, управляете ли вы несколькими проектами одновременно или только начинаете один.

Почему нам нравится этот шаблон структурной декомпозиции работ: Этот бесплатный формат WBS упрощает работу для всех, у кого мало опыта в управлении проектами, поскольку они могут использовать этот простой инструмент, который поможет им на каждом этапе своей работы!

Подсказка: В этом плане WBS есть образец графика разбивки работ, чтобы вы могли наблюдать, как он работает на практике.

Где начать работу: Проект WBS

11) Шаблон кормления проекта

Шаблон кормления проекта помогает командам в связи с общением и предотвращающим перекрытие или пропущенную связь. Это обязательный инструмент для информирования всех об изменениях и действиях.

Почему нам нравится этот шаблон структуры декомпозиции работ: Это важный инструмент для определения четкого графика проекта и дорожной карты, а также помогает вам определиться с планом действий. Это поможет вам оставаться на вершине своей игры и гарантировать, что ничего не ускользнет.

Совет: Отрегулируйте степень видимости, необходимую для каждого действия.

С чего начать: Шаблон фида проекта

12) Шаблон матрицы ответственности

Отличный шаблон управления проектом представляет собой всестороннюю оценку участников и назначений. Вот где шаблон матрицы ответственности помогает, потому что он обеспечивает основу для сложных проектов, упрощая задачи и делая выполнение более эффективным.

Почему нам нравится этот шаблон структурной разбивки работ: Этот шаблон оперативной памяти доступен непосредственно через Excel и содержит как диаграмму WBS, так и диаграмму RACI в одном файле. Точная информация о назначениях каждого члена команды предлагается с этим шаблоном планирования работы.

Совет: Используйте все три раздела, которые включают настройки, матрицу распределения ответственности (ОЗУ) и структурную структуру работы.

С чего начать?

• О: Один из способов создать шаблон рабочего плана — начать с еженедельного или ежемесячного календаря. Это даст вам общее представление о проекте, который вы планируете. Затем добавьте любые важные сроки или события, которые будут происходить в этот период. Затем перечислите задачи, которые необходимо выполнить, и включите информацию о том, кто отвечает за каждую задачу и когда она должна быть выполнена. Наконец, добавьте любые примечания или комментарии, которые помогут.

В: Зачем мне использовать шаблон планирования работы?

• О: Шаблон планирования работы поможет вам оставаться организованным и не сбиться с пути. Это гарантирует, что вы составите план проекта, чтобы определить задачи, которые необходимо выполнить, и время их выполнения. Это поможет вам избежать переутомления и стресса, особенно при работе над большим проектом. Шаблон планирования работы также поможет вам установить расписание проекта или временную шкалу и отслеживать свой прогресс. Это позволит вам сохранить положительную репутацию на рабочем месте и избежать каких-либо негативных последствий. Наконец, использование шаблона планирования работы может помочь вам стать более продуктивным и эффективным.

В: Каковы преимущества использования шаблона ежедневного планирования работы?

• О: Использование шаблона ежедневного планирования работы дает несколько преимуществ. Это поможет вам организовать и структурировать свой рабочий день, чтобы вы могли быть более продуктивными и эффективными. Это позволяет вам отслеживать свой прогресс и видеть, сколько вы сделали в конце дня. Это поддерживает вашу мотивацию и не сбивается с пути, устанавливая цели на каждый день и наблюдая за вашим прогрессом с течением времени. Это также помогает снизить уровень стресса, поскольку дает четкое представление о том, что нужно делать каждый день, и разбивает задачи на управляемые части.

В: Как выбрать лучший шаблон планирования работы?

• О: Это зависит от ваших конкретных потребностей и стиля работы. Однако при выборе шаблона планирования работы необходимо учитывать несколько моментов. Убедитесь, что шаблон достаточно полный, чтобы охватить все аспекты вашей работы, которые вам необходимо запланировать. В хорошем шаблоне должно быть место для списков задач, сроков, заметок и любой другой важной информации. Подумайте, насколько гибок шаблон — легко ли его адаптировать к изменяющимся обстоятельствам или вам придется начинать с нуля каждый раз, когда что-то меняется? Подумайте, насколько прост в использовании шаблон — он прост и удобен для пользователя или усложняет рабочий процесс?

В: Что можно использовать для написания шаблона рабочего плана?

• О: В вашем распоряжении множество инструментов, которые могут сделать процесс написания шаблона рабочего плана намного проще, чем если бы вы начинали с нуля. Одна из стратегий, которую используют занятые профессионалы, чтобы начать работу, состоит в том, чтобы начать с готового шаблона, а затем начать настраивать его в соответствии со своими предпочтениями. Первое, что часто добавляют в шаблон рабочего плана, — это временную шкалу проекта. Знание того, сколько времени у вас есть на завершение проекта, может помочь вам поставить разумные цели, которые достижимы, но подтолкнут вас к усердной работе. Не говоря уже о том, что после того, как вы определили график своего проекта, вы можете сузить круг конкретных задач, которые необходимо выполнять ежедневно, еженедельно или ежемесячно.

• Фейсбук

• Твиттер

• LinkedIn

• Эл. адрес

• Копировать ссылку

• Более

Лучшие шаблоны плана проекта для Excel

Автор Smartsheet

Кейт Эби

8 июня 2018 г.
(обновлено 1 ноября 2022 г.)

План проекта является важной частью набора инструментов любого руководителя проекта. Хотя может показаться заманчивым приступить к выполнению задач как можно скорее, выделите время для составления плана своей стратегии, и это поможет вам сэкономить деньги и ресурсы. Ваш проект будет постоянно меняться, и вам нужен шаблон плана проекта, который сможет идти в ногу со временем.

Но с таким количеством доступных шаблонов, как узнать, какой из них использовать? Мы просмотрели их все и нашли лучшие шаблоны планов проектов в Excel и Microsoft Word. Мы расскажем о различных типах шаблонов и о том, когда вы должны использовать каждый из них. Мы также предоставим набор бесплатных загрузок шаблонов планов проекта в Microsoft Word и Excel. Вы узнаете, что такое план проекта и как составить его с нуля в Excel, а также в Smartsheet, платформе для выполнения работы, которая позволяет вам лучше управлять проектами с помощью совместной работы в реальном времени и автоматизации процессов.

Как бы вы хотели создать свой план проекта?

Использование готового шаблона плана проекта в Smartsheet

Время выполнения: 3 минуты

— или —

Загрузка и создание плана проекта в Excel

Время выполнения: 30 минут

Smartsheet

13

13

1 Шаблоны планов

‌   Скачать шаблон Excel

Попробуйте шаблон Smartsheet   ‌

Шаблон плана проекта может быть настолько простым или сложным, насколько вам нужно, в зависимости от вашего стиля управления проектом и требований планирования вашего проекта. Вы можете включить статическую временную шкалу или динамическую диаграмму Ганта и сосредоточиться на действиях или бизнес-целях.

План проекта чаще всего используется в контексте управления проектами с диаграммами Ганта для планирования и отчетности по мере изменения проекта. Основное различие между планом проекта и рабочим планом заключается в диаграмме Ганта, что делает его более интегрированным планом проекта с возможностью отслеживания задач по временным шкалам. Диаграмма Ганта — это динамическая горизонтальная столбчатая диаграмма для визуализации расписания проекта, которая является важным активом, которым можно поделиться с заинтересованными сторонами для информирования о статусе проекта. Этот тип шаблона предназначен для менеджеров проектов, которые управляют крупными проектами с большим количеством людей.

Шаблоны плана проекта с диаграммой Ганта чаще всего используются, например, при управлении строительными проектами или там, где требуется более гибкий план проекта. Иногда люди предпочитают использовать программное обеспечение для управления проектами для создания более сложных планов проектов, что позволяет им легко обновлять и управлять своими планами с большей гибкостью.

Простой шаблон плана проекта

‌   Загрузить шаблон Word

Отслеживайте детали проекта, управляйте сроками и визуализируйте, как продвигается ваш проект, с помощью этого простого шаблона плана проекта. Задокументируйте все ключевые детали, такие как даты начала и окончания задачи, необходимые ресурсы и сведения о бюджете, с помощью этого универсального и простого в использовании шаблона.

Шаблоны планов работ

‌   Загрузить шаблон Excel

Попробуйте шаблон Smartsheet   ‌

Шаблон плана работ предназначен для разбиения целей вашего крупного проекта на более мелкие и действенные этапы. Этот тип шаблона описывает, что должно быть сделано, кем и когда. Он также включает временную шкалу, которая помогает установить ожидания и повысить прозрачность, позволяя всем быть в курсе результатов и сроков. Шаблон рабочего плана лучше всего подходит для больших команд, работающих над большими проектами с большим количеством задач и сроков выполнения.

Шаблон плана реализации проекта

‌   Загрузить шаблон Word

Убедитесь, что вы не пропускаете и не упускаете из виду какие-либо ключевые этапы, а также что все ваши базовые данные охвачены по мере продвижения по проекту. Используйте этот профессионально разработанный шаблон, чтобы держать ключевых внутренних и внешних заинтересованных лиц, клиентов и высшее руководство в курсе всех этапов проекта.

Шаблоны планов действий

‌   Загрузить шаблон Excel

Попробуйте шаблон Smartsheet   ‌

В плане действий перечислены все шаги, которые необходимо предпринять для достижения конкретной цели. Шаблон включает информацию о действиях, которые должны быть выполнены, людях, которые будут их выполнять, сроках выполнения, приоритете и статусе. Хотя план действий и рабочий план похожи, план действий фокусируется на целях, тогда как шаблон рабочего плана фокусируется на этапах задач, которые обычно перечислены в хронологическом порядке. Шаблон плана действий лучше всего подходит для индивидуального использования или небольших групп.

Шаблон плана действий по проекту

‌   Загрузить шаблон Word

Установите основные цели вашего проекта, определите действия, необходимые для достижения этих целей, и назначьте ответственного за каждую задачу с помощью этого полного шаблона плана действий по проекту. . Назначайте приоритет задачам, просматривайте статус и записывайте даты начала и окончания, чтобы ваш проект продвигался вперед.

Шаблоны бизнес-планов

‌   Скачать шаблон Excel

Попробуйте шаблон Smartsheet   ‌

Шаблон бизнес-плана выделяет бизнес-цели и план их достижения. Он фокусируется на будущем вашего бизнеса и на том, как вы собираетесь достичь своих целей. Бизнес-планы носят гораздо более стратегический характер, чем рабочий план или план действий, и часто включают в себя заявление о видении, бизнес-профиль, экономическую оценку и многое другое. Бизнес-план больше всего подходит для людей, которые начинают свой собственный бизнес, расширяют свой бизнес или ищут помощи со стороны.

Быстрое начало работы с шаблонами плана проекта в Smartsheet

Центр решений Smartsheet содержит сотни готовых шаблонов и наборов шаблонов, которые можно настраивать. Набор шаблонов для отслеживания и объединения проектов — это быстрый и простой способ запустить проект и сообщить заинтересованным сторонам о рисках и основных этапах.

Посмотреть демонстрацию

Что такое план проекта?

План проекта предназначен для достижения запланированного объема проекта, облегчения общения между заинтересованными сторонами и отслеживания предположений и решений планирования. Это живой документ, который может включать список заинтересованных сторон, описание содержания, график проекта, график и базовые планы затрат, базовые планы управления, план коммуникаций, и он может меняться в ходе проекта. Стоит отметить, что план проекта — это не просто график проекта, хотя это важный компонент плана.

Вы всегда должны создавать план проекта перед началом нового проекта. Начните с того, чего вы хотите добиться от проекта, и разбейте его на то, что вам нужно сделать для достижения цели. Затем, когда у вас есть общий план всего, что необходимо сделать, вы можете подумать о сроках, бюджете, ресурсах и многом другом.

По крайней мере, план проекта должен отвечать на следующие вопросы о проекте:

• Почему? — Почему мы начинаем этот проект? Какую проблему будет решать или решать этот проект?
• Что? — Над чем мы работаем? Каковы основные результаты и цели?
• Кто? — Кто будет участвовать в проекте и каковы будут их обязанности?
• Когда? — Когда должен начаться и закончиться проект? Каковы вехи?

Что включать в план проекта

Планы проектов различаются, но все они содержат одинаковую информацию. В план проекта включите краткое изложение, цели проекта, основные этапы, результаты, примерный график, потенциальные риски и сведения о бюджете. Мы обрисовали в общих чертах некоторые общие темы, охватываемые планом проекта ниже:

• Резюме: Резюме должно обобщать информацию, содержащуюся в вашем плане проекта, на одной странице для удобства чтения.
• Цели проекта: укажите конечные цели вашего проекта и то, как вы будете измерять его успех.
• Целевая аудитория: определите целевую аудиторию вашего проекта или кого он затронет и кто будет использовать результаты.
• Основные обязанности: Опишите роли и обязанности каждого члена команды.
• Ключевые задачи и результаты: Выделите наиболее важные задачи и результаты по всему проекту с предполагаемыми сроками.
• Доступные или необходимые ресурсы: перечислите ресурсы, которые вам понадобятся для завершения проекта.
• Анализ рисков и план их снижения. Определите возможные риски и разработайте план по управлению ими до того, как они превратятся в проблемы.
• Ключевые вехи: определите ключевые вехи, которые вы будете использовать для измерения прогресса.
• Предлагаемая временная шкала проекта: создайте предполагаемую временную шкалу для задач, этапов и результатов.
• Подробная информация о расходах и бюджете: создайте предлагаемый бюджет для своего проекта. Убедитесь, что он достаточно гибкий, чтобы учесть чрезвычайные ситуации или непредвиденные расходы.
• Планы на случай непредвиденных обстоятельств: включите любые планы на случай непредвиденных обстоятельств для элементов проекта, которые не работают, как планировалось.
• Коммуникационные стратегии: создайте план коммуникации для использования в течение всего жизненного цикла проекта.
• Стратегия оценки: определите, как вы будете оценивать успехи и неудачи вашего проекта.

Чтобы узнать, как создать собственный план проекта, ознакомьтесь с нашим подробным руководством по планированию проекта.

Какова цель плана проекта?

План проекта является одним из важнейших компонентов успешного проекта. Он используется для документирования и передачи ожиданий, для контроля графика и доставки, а также для расчета рисков и управления ими. В целом он действует как дорожная карта для всех участников проекта.

Вот четыре самых больших преимущества плана проекта:

• Улучшает коммуникацию : Обрисовывая в общих чертах ваш план на всеобщее обозрение, заинтересованные стороны могут предоставить обратную связь на раннем этапе процесса, если дела идут в правильном направлении. План проекта также помогает упростить управление ожиданиями, позволяя обновлять вехи и сроки по мере выполнения проекта.
• Повышает прозрачность : Имея план проекта, заинтересованные стороны и члены команды точно знают, где искать информацию на каждом этапе пути. Ожидания и сроки проекта четко определены, поэтому все находятся на одной волне в отношении приоритетов и целей.
• Повышает организацию : Многие проекты имеют десятки задач, зависимостей и вех, и может быть трудно отследить, как все продвигается. План проекта заставляет вас продумать сроки каждого действия и то, как оно повлияет на остальную часть проекта. Вы всегда знаете, сколько времени тратите на каждую задачу и сколько дел можете выполнить одновременно.

Процесс планирования проекта

Процесс планирования проекта включает тщательное планирование проекта от начала до конца. В это время определите свои цели, оцените график основных результатов, создайте прогноз бюджета и оцените свои риски перед запуском проекта.

1. Концепция и инициация: Начните с определения общей концепции вашего проекта и того, как вы планируете его реализовать.
2. Создание дорожной карты: на этом этапе определите примерный график задач, необходимых для завершения вашего проекта.
3. Список результатов: у каждого проекта должны быть определенные результаты, которые вы должны определить на начальном этапе этапа планирования, чтобы каждый член команды знал, что от них ожидается.
4. Идентификация вех проекта: определите конкретные моменты в проекте, которые вы считаете ключевыми вехами. Эти вехи могут состоять из определенных задач, которые вы выполняете, цели бюджета, которую вы достигаете, или команды, которую вы собираете.
5. Создание бюджета: создание заранее определенного бюджета является одной из наиболее важных частей плана проекта. Вы должны придерживаться этого бюджета по мере продвижения вашего проекта. Таким образом, вы можете выделять определенные ресурсы и бюджеты для определенных задач, не превышая запланированных расходов.
6. Идентификация члена команды: как и в любом проекте, вам нужно будет собрать команду людей для реализации проекта. Работайте с другими, чтобы выбрать конкретных людей, которые будут наиболее полезны в реализации проекта.
7. Оценка рисков: вы должны определить все потенциальные риски или угрозы для вашего проекта, в том числе те, которые могут вызвать проблемы с бюджетом, задержки проекта и многое другое. Перечислите все эти потенциальные риски и подробно опишите, как вы планируете смягчить проблемы, если они возникнут.
8. Коммуникация проекта: после того, как вы наметили ключевые компоненты своего проекта, вам необходимо сообщить об этих планах и целях всей команде, включая основных заинтересованных лиц и любых внешних сторон. Разработайте способ надлежащего и эффективного информирования всех участников о планах проекта.
9. Запуск проекта: на этом этапе ваш проект должен быть готов к запуску. Прежде чем начать, убедитесь, что вы рассмотрели все свои основы и обрисовали в общих чертах все детали. Затем вы готовы начать.

Как создать план проекта в Excel

Вот несколько пошаговых инструкций по созданию плана проекта в Excel. Сначала вы создадите таблицу с информацией о вашем проекте, а затем мы покажем вам, как составить временную шкалу проекта.

1. Добавьте заголовки в таблицу 

Во-первых, вам нужно добавить в таблицу несколько заголовков.

1. Оставьте первую строку в электронной таблице пустой. Во второй строке введите заголовки. В этом примере мы используем Tasks, Responsible, Start, End, Days и Status . Вы также можете добавить больше заголовков для дополнительной детализации, например Бюджет, Стоимость и другие.
    
2. Выделите текст и в группе Выравнивание щелкните центральный значок, чтобы центрировать текст в заголовках.
3. Чтобы отформатировать заголовки с правильным интервалом, выделите весь текст, который вы только что набрали, и на вкладке Главная в группе Ячейки щелкните Формат . Выберите Column Width и установите ширину около 15-20, чтобы у вас было достаточно места для ввода информации о вашем проекте.

2. Добавьте информацию о своем проекте

1. Начните со столбца Задача и введите задачи для плана проекта. Вы можете ввести столько задач, сколько хотите. Чтобы визуально упорядочить план проекта, мы рекомендуем добавить заголовок для каждой группы задач или каждого этапа. В этом примере мы используем Предпосылки, Инициация, Разработка, Операции и Запуск .
2. Затем введите ответственного за каждую задачу, а также дату начала и окончания.
3. Чтобы автоматически рассчитать число в столбце Days , щелкните ячейку в столбце Days и введите =, затем щелкните ячейку Дата окончания , введите символ минус (-), затем щелкните дату начала ячейка . Нажмите «Ввод». Перетащите нижний правый угол этой ячейки вниз по всему столбцу, и остальные значения будут автоматически рассчитаны для вас с помощью этой формулы.
4. Введите статус каждой задачи. Мы используем Завершено, Выполняется, Просрочено или Не начато .
5. Теперь вся информация должна быть в вашей таблице, но вы заметите, что интервалы не совпадают в зависимости от длины вашего текста. Чтобы это исправить, выделите всю свою информацию и в группе Cells нажмите Format . Выберите Autofit Column Width , чтобы автоматически настроить ширину столбца в соответствии с содержимым.
6. Чтобы центрировать содержимое, выделите текст и в 9Группа 0479 Выравнивание щелкните центральный значок.
    

3. Добавьте цвета для быстрого отображения статуса проекта

План проекта легко настроить с помощью цветов и визуальной иерархии. Изменяя стиль и размер шрифта, вы можете выделить ключевую информацию и сразу передать статус проекта.

1. Чтобы изменить цвет шрифта, щелкните ячейку с текстом, который хотите изменить. На вкладке Home выберите нужный цвет из раскрывающегося списка цветов.
2. Чтобы изменить цвет фона одной или нескольких ячеек, выберите ячейки, которые вы хотите изменить. Щелкните значок ведра с краской и выберите цвет заливки.
3. Чтобы отформатировать шрифты, выберите одну или несколько ячеек. На вкладке Home можно изменить тип и размер шрифта, а также сделать заголовок полужирным, курсивом или подчеркнутым.

Мы рекомендуем добавить цвет фона в основной заголовок и в каждую группу или этап задач, а также целевую дату завершения или дату запуска. Вы также можете изменить цвет шрифта в Столбец «Статус » для отображения текущего прогресса (в этом примере красный цвет представляет Просрочено , зеленый — Завершено и т. д.).

4. Создайте временную шкалу плана проекта

Вы уже добавили всю информацию о своем проекте в таблицу, теперь пришло время создать соответствующую временную шкалу проекта. Включение временной шкалы в план вашего проекта поможет установить ожидания и повысить прозрачность, согласовывая все приоритеты и сроки выполнения.

Добавление и форматирование дат

1. В той же строке, что и заголовки таблицы, в следующем доступном столбце введите две даты временной шкалы вашего проекта. Затем, удерживая нажатой клавишу Shift, выберите две даты и перетащите нижний правый угол по строке, пока не достигнете даты окончания.
2. Если вы хотите изменить формат дат, выберите все даты и щелкните правой кнопкой мыши. Выберите Формат ячеек .
3. Во всплывающем окне выберите Дата в разделе Категория и выберите нужный тип даты.
4. Вы заметите, что ячейки очень широкие. Чтобы сделать временную шкалу более компактной, выделите все даты и уменьшите размер шрифта. В этом примере мы выбрали размер шрифта 9.

.

5. Затем снова выберите все даты и в группе Ячейки нажмите Формат . Выберите Autofit Column Width , чтобы автоматически настроить ширину столбца в соответствии с датами.

Добавление цветов для создания временной шкалы проекта

1. Сначала распространите те же цвета фона и форматирование шрифта из таблицы на временную шкалу.

2. Теперь вы создали тип матрицы. У вас есть строка, соответствующая каждой задаче, а справа на временной шкале вы можете просто заполнить ячейки, представляющие дату начала и окончания каждой задачи. Для этого выберите ячейку (или несколько ячеек) и щелкните значок ведра с краской. Выберите цвет, который хотите использовать.

5. Последние штрихи

1. Чтобы добавить линии сетки в план проекта, выберите весь план проекта, таблицу и временную шкалу, а затем в группе Шрифт щелкните значок границ. Выберите Все границы .
    
2. Если вы хотите добавить дополнительную информацию о проекте, выберите первый столбец, щелкните правой кнопкой мыши и выберите Вставка > Вся строка . Повторяйте, пока у вас не останется 8 пустых рядов.
3. Затем в первом столбце введите следующее: Название проекта, Менеджер проекта, Результат проекта, Дата начала, Дата окончания и Общий прогресс . Затем заполните соответствующую информацию.

Smartsheet

Как создать план проекта в Smartsheet

Готовый шаблон проекта Smartsheet с диаграммой Ганта упрощает организацию задач, способствует общению и повышает прозрачность. В этом шаблоне продолжительность рассчитывается автоматически, а интерактивная диаграмма Ганта позволяет перетаскивать панели задач для корректировки дат. Мощные функции совместной работы Smartsheet позволяют вести обсуждения прямо в плане проекта, прикреплять файлы и устанавливать оповещения и напоминания.

Вот как использовать шаблон плана проекта в Smartsheet:

1. Выберите шаблон проекта

1. Перейдите на Smartsheet.com и войдите в свою учетную запись (или начните бесплатную 30-дневную пробную версию)
2. На вкладке Главная нажмите Создать и выберите Просмотреть все решения .
3. Введите « Проект с временной шкалой Ганта » в поле Поиск или выберите Проекты из списка категорий.
4. Нажмите плитку Проект с временной шкалой Ганта , затем нажмите синюю кнопку Использовать .
5. Назовите свой шаблон, выберите, где его сохранить, и нажмите кнопку Ok .

2. Перечислите информацию о вашем проекте

Откроется готовый шаблон с заполненным образцом содержимого для справки и уже отформатированными разделами, подзадачами и подзадачами. В Smartsheet легко добавлять или удалять столбцы в зависимости от масштаба вашего проекта.

Просто щелкните правой кнопкой мыши столбец и выберите Вставить столбец слева/Вставить столбец справа , чтобы добавить столбец, или Удалить столбец , чтобы удалить столбец.

1. Добавьте свои задачи в столбец Имя задачи . Вы заметите, что иерархия уже отформатирована для вас. Поэтому обязательно введите имя фазы проекта или имя группы в поля «Раздел 1», «Раздел 2» и «Раздел 3» (это называется родительской строкой. Для получения дополнительной информации об иерархии нажмите здесь)
2. Введите свои задачи и подзадачи в родительские строки.
3. В левой части каждой строки вы можете прикрепить файлы непосредственно к задаче (идеально подходит для присоединения списков заинтересованных сторон, бюджетов и т. д.) или начать обсуждение определенного элемента.

3. Добавьте даты начала и окончания

1. Добавьте даты начала и окончания для каждой задачи. Если вы щелкнете и перетащите любой конец панели задач на диаграмме Ганта, Smartsheet автоматически скорректирует даты в вашей таблице.
2. Щелкните ячейку в любом столбце даты.
3. Щелкните значок календаря и выберите дату. Вы также можете вручную ввести дату в ячейку.

4. Введите информацию о % завершения и назначении

Столбцы % завершения и назначено предоставляют дополнительную информацию о вашем проекте и повышают прозрачность, позволяя членам команды видеть, кто чем занимается, и состояние каждой задачи.

На диаграмме Ганта тонкие полосы внутри полос задач представляют собой процент выполненной работы для каждой задачи.

1. В столбце % завершения введите процент выполнения работы для каждой задачи. Введите целое число, и Smartsheet автоматически добавит знак процента.
2. В столбце Assigned To выберите имя из списка контактов (в раскрывающемся меню) или введите имя вручную.

Настройте шаблон плана проекта в Smartsheet

Всего за пару щелчков вы можете настроить внешний вид временной шкалы проекта.

1. Настройте шрифты и цвета в плане проекта

1. Чтобы изменить тип и размер шрифта, а также выделить текст полужирным, курсивным или подчеркнутым, щелкните ячейку с текстом, который вы хотите изменить. На левой панели инструментов вы найдете все параметры форматирования текста.
2. Чтобы изменить цвет фона строки, щелкните крайнюю левую серую ячейку, чтобы выделить всю строку. Затем щелкните значок ведра с краской и выберите цвет, который хотите использовать.

2.

Измените цвета на диаграмме Ганта

1. Щелкните правой кнопкой мыши на панели задач и выберите Настройки цвета .
2. Выберите нужный цвет из цветовой палитры.
3. Если вы хотите применить один и тот же цвет к нескольким панелям задач, щелкните по полосам, удерживая нажатой клавишу Shift . Затем отпустите кнопку Shift , щелкните правой кнопкой мыши любую из выбранных полос и выберите Настройки цвета .

Откройте для себя лучший способ управления планами проектов с помощью Smartsheet

От простого управления задачами и планирования проектов до сложного управления ресурсами и портфелями — Smartsheet помогает вам улучшить сотрудничество и повысить скорость работы, позволяя вам делать больше .

Платформа Smartsheet позволяет легко планировать, регистрировать, управлять и составлять отчеты о работе из любого места, помогая вашей команде работать более эффективно и делать больше.